# Política de Privacidad – Guest Portal
La presente política describe cómo TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL trata los datos personales de los huéspedes que utilizan el portal de huéspedes (en adelante, el «Guest Portal» o «Portal») para la reserva, el check-in online y la gestión de la estancia en los alojamientos gestionados, de conformidad con los arts. 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD») y del Decreto Legislativo italiano 196/2003, modificado por el D.Lgs. 101/2018.
## 1. Responsable del tratamiento
TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL (en adelante, el «Responsable»)
Domicilio social: Via Isonzo 27/7, Génova (Italia)
NIF-IVA / C.F.: 02945640999
Email: [email protected] · PEC: [email protected]
Teléfono: +39 010 9863324
Persona de contacto para las solicitudes en materia de protección de datos y ejercicio de derechos: Giuseppe Parisii – [email protected].
## 2. Categorías de datos personales tratados
- **Datos identificativos:** nombre, apellidos, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, sexo;
- **Documento de identidad:** tipo de documento, número, autoridad y fecha de expedición y, en su caso, copia/imagen del documento;
- **Datos de contacto:** dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección de residencia;
- **Datos relativos a la estancia:** alojamiento/unidad, fechas de llegada y salida, número y composición del grupo (responsable del grupo/cabeza de familia y huéspedes vinculados);
- **Datos de pago y facturación:** datos necesarios para cargos, fianzas y tasa turística (los datos de la tarjeta son gestionados por los proveedores de servicios de pago y no son conservados por el Responsable);
- **Datos técnicos y de navegación:** dirección IP, identificadores del dispositivo, registros de acceso y cookies técnicas del Portal;
- **Otros datos** facilitados voluntariamente por el huésped mediante mensajes o solicitudes de asistencia.
**Menores:** los datos de los menores que se alojan son facilitados por el adulto responsable, bajo su propia responsabilidad. El Portal no está destinado al uso autónomo por parte de menores.
## 3. Finalidades, bases jurídicas y naturaleza de la comunicación de datos
| Finalidad | Base jurídica | Comunicación de datos |
|---|---|---|
| a) Gestión de la reserva y del contrato de alojamiento, incluido el check-in online | Art. 6.1.b RGPD — ejecución del contrato | Necesaria; la negativa impide la prestación del servicio |
| b) Comunicación de los datos de los huéspedes a las Autoridades de Seguridad Pública (Questura) a través del portal «Alloggiati Web» | Art. 6.1.c RGPD — obligación legal, ex art. 109 T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931) | Obligatoria por ley; la comunicación se realiza en un plazo de 24 horas desde la llegada (6 horas para estancias inferiores a 24 horas) |
| c) Obligaciones relativas a la tasa turística y su liquidación al Ayuntamiento | Art. 6.1.c RGPD — obligación legal (reglamento municipal) | Obligatoria cuando la tasa sea exigible |
| d) Obligaciones fiscales, contables y administrativas (facturación, registros obligatorios) | Art. 6.1.c RGPD — obligación legal | Obligatoria |
| e) Asistencia al huésped y comunicaciones de servicio sobre la estancia (instrucciones de acceso, códigos de keybox, información sobre el alojamiento, gestión de solicitudes) | Art. 6.1.b y 6.1.f RGPD | Necesaria para prestar el servicio solicitado |
| f) Seguridad del Portal, prevención de fraudes y abusos, gestión de reclamaciones/litigios y protección de los derechos del Responsable | Art. 6.1.f RGPD — interés legítimo | Facultativa |
| g) Cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del Portal | Art. 6.1.f RGPD y normativa sobre cookies | Necesaria (véase sección 11) |
| h) Envío de comunicaciones de marketing, newsletters, ofertas y solicitudes de reseña | Art. 6.1.a RGPD — consentimiento (y art. 130.4 D.Lgs. 196/2003 para servicios análogos) | Facultativa; revocable en cualquier momento |
## 4. Modalidades del tratamiento
El tratamiento se realiza principalmente con medios electrónicos, con medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y la confidencialidad, de conformidad con los arts. 5 y 32 del RGPD. Los datos no están sujetos a procesos de decisión totalmente automatizados que produzcan efectos jurídicos en el sentido del art. 22 del RGPD.
## 5. Destinatarios y categorías de destinatarios
Los datos pueden ser comunicados o resultar accesibles a:
- Autoridades de Seguridad Pública (Questura/Policía del Estado) a través de Alloggiati Web y otras Autoridades competentes;
- el Ayuntamiento territorialmente competente, a efectos de la tasa turística;
- la Administración tributaria (Agenzia delle Entrate) y asesores contables/fiscales;
- proveedores del sistema de gestión de property management y del Portal, así como proveedores de servicios cloud/hosting informático, designados Encargados del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD;
- portales de reserva/OTA (p. ej., Airbnb, Booking.com), limitadamente a los datos de la reserva, cuando la estancia procede de dichos canales; cada uno actúa como responsable independiente para sus propias finalidades;
- proveedores de servicios de pago y de envío de emails/newsletters;
- colaboradores y proveedores autorizados para la gestión operativa de la estancia (p. ej., limpieza, mantenimiento, check-in), sujetos a obligaciones de confidencialidad.
Los datos no se difunden ni se ceden a terceros para sus propias finalidades comerciales.
## 6. Transferencia de datos a países fuera de la UE
Los datos se tratan, por regla general, dentro de la UE/EEE. En caso de que determinados proveedores (p. ej., servicios cloud) impliquen transferencias a terceros países, el Responsable garantiza las garantías adecuadas conforme a los arts. 44 y siguientes del RGPD (decisiones de adecuación o Cláusulas Contractuales Tipo).
## 7. Plazo de conservación
- **Datos de reserva/contrato y documentos relacionados:** durante la vigencia de la relación y, posteriormente, durante el tiempo necesario para cumplir las obligaciones legales y proteger los derechos del Responsable (por regla general, hasta 10 años para los documentos fiscales/contables, art. 2220 del Código Civil italiano);
- **Copia del documento de identidad recogida para el check-in:** se conserva durante el tiempo estrictamente necesario para la identificación y las obligaciones correspondientes y, en todo caso, se elimina una vez cumplidas dichas obligaciones, salvo que sea necesaria para la defensa de un derecho;
- **Datos comunicados a Alloggiati Web:** son tratados por la Autoridad según la normativa aplicable; el Responsable conserva la evidencia de la comunicación efectuada durante el plazo previsto;
- **Datos tratados con fines de marketing/newsletter:** hasta la revocación del consentimiento y, en todo caso, no más de 24 meses desde el último contacto, salvo renovación;
- **Datos técnicos/registros y cookies:** según los plazos indicados en la sección 11.
Al finalizar los plazos indicados, los datos se eliminan o se anonimizan.
## 8. Marketing y newsletter
Previo consentimiento específico y libre del huésped, el Responsable puede tratar la dirección de correo electrónico (y, en su caso, otros datos de contacto) para enviar comunicaciones de marketing directo, newsletters, ofertas, promociones e invitaciones relativas a los servicios TILO, así como encuestas de satisfacción y solicitudes de reseña. Base jurídica: art. 6.1.a RGPD (consentimiento).
La comunicación de estos datos es facultativa: la falta de consentimiento no perjudica en modo alguno la reserva ni la estancia. Para los clientes que ya han disfrutado de los servicios, el Responsable puede enviar comunicaciones relativas a servicios análogos conforme al art. 130, apartado 4, del D.Lgs. 196/2003, con posibilidad de oponerse en cualquier momento.
El huésped puede revocar el consentimiento en cualquier momento, sin perjuicio de la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación, mediante el enlace de baja presente en cada comunicación o escribiendo a [email protected].
## 9. Derechos del interesado
El huésped puede ejercer en cualquier momento los derechos previstos en los arts. 15-22 del RGPD: acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad, oposición, así como la revocación del consentimiento cuando el tratamiento se base en él (sin perjuicio de la licitud del tratamiento realizado antes de la revocación). Los derechos pueden ejercerse escribiendo a [email protected]. El Responsable responde en los plazos legales (por regla general, en un plazo de 30 días).
## 10. Reclamación ante la Autoridad de control
El interesado tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad italiana de protección de datos (Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o ante la Autoridad de control del Estado miembro de la UE de su residencia.
## 11. Cookies
El Portal utiliza cookies técnicas necesarias para su correcto funcionamiento (p. ej., sesión, seguridad, preferencia de idioma), para las cuales no se requiere consentimiento. En caso de utilizarse cookies analíticas o de terceros no anonimizadas, se informará mediante el correspondiente banner y, cuando sea necesario, se solicitará el consentimiento previo. El usuario puede gestionar o desactivar las cookies mediante la configuración del navegador.
## 12. Modificaciones de la presente política
El Responsable puede actualizar la presente política. La versión vigente se publica siempre en el Portal con indicación de la fecha de la última actualización.
