# Datenschutzerklärung – Guest Portal
Die vorliegende Datenschutzerklärung beschreibt, wie TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL die personenbezogenen Daten der Gäste verarbeitet, die das Gästeportal (nachfolgend das «Guest Portal» oder «Portal») für die Buchung, den Online-Check-in und die Verwaltung des Aufenthalts in den verwalteten Unterkünften nutzen, gemäß Art. 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 («DSGVO») sowie des italienischen Gesetzesdekrets D.Lgs. 196/2003 in der durch D.Lgs. 101/2018 geänderten Fassung.
## 1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL (nachfolgend der «Verantwortliche»)
Sitz: Via Isonzo 27/7, Genua (Italien)
USt-IdNr. / Steuernummer: 02945640999
E-Mail: [email protected] · PEC: [email protected]
Telefon: +39 010 9863324
Ansprechpartner für Anfragen zum Datenschutz und zur Ausübung der Betroffenenrechte: Giuseppe Parisii – [email protected].
## 2. Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
- **Stammdaten und Identifikationsdaten:** Vorname, Nachname, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Geschlecht;
- **Ausweisdokument:** Dokumenttyp, Nummer, ausstellende Behörde und Ausstellungsdatum sowie ggf. Kopie/Bild des Dokuments;
- **Kontaktdaten:** E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Wohnanschrift;
- **Daten zum Aufenthalt:** Unterkunft/Einheit, An- und Abreisedaten, Anzahl und Zusammensetzung der Gruppe (Gruppenleiter/Familienoberhaupt und zugehörige Gäste);
- **Zahlungs- und Rechnungsdaten:** Daten, die für Abbuchungen, Kautionen und die Kurtaxe erforderlich sind (Kartendaten werden von den Zahlungsdienstleistern verwaltet und nicht vom Verantwortlichen gespeichert);
- **Technische und Nutzungsdaten:** IP-Adresse, Gerätekennungen, Zugriffsprotokolle und technische Cookies des Portals;
- **Weitere Daten,** die der Gast freiwillig über Nachrichten oder Supportanfragen bereitstellt.
**Minderjährige:** Die Daten minderjähriger Gäste werden vom verantwortlichen Erwachsenen in eigener Verantwortung bereitgestellt. Das Portal ist nicht für die eigenständige Nutzung durch Minderjährige bestimmt.
## 3. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Art der Bereitstellung
| Zweck | Rechtsgrundlage | Bereitstellung |
|---|---|---|
| a) Verwaltung der Buchung und des Beherbergungsvertrags, einschließlich Online-Check-in | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung | Erforderlich; die Verweigerung verhindert die Erbringung der Leistung |
| b) Übermittlung der Gästedaten an die Behörden der öffentlichen Sicherheit (Questura) über das Portal «Alloggiati Web» | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 109 T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931) | Gesetzlich vorgeschrieben; die Übermittlung erfolgt innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft (innerhalb von 6 Stunden bei Aufenthalten unter 24 Stunden) |
| c) Erfüllung der Pflichten im Zusammenhang mit der Kurtaxe und deren Abrechnung gegenüber der Gemeinde | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (Gemeindeverordnung) | Verpflichtend, sofern die Kurtaxe geschuldet ist |
| d) Steuerliche, buchhalterische und verwaltungstechnische Pflichten (Rechnungsstellung, gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen) | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung | Verpflichtend |
| e) Gästebetreuung und dienstliche Mitteilungen zum Aufenthalt (Zugangsanweisungen, Keybox-Codes, Informationen zur Unterkunft, Bearbeitung von Anfragen) | Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO | Erforderlich zur Erbringung der angeforderten Leistung |
| f) Sicherheit des Portals, Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Bearbeitung von Beanstandungen/Rechtsstreitigkeiten und Wahrung der Rechte des Verantwortlichen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse | Freiwillig |
| g) Technische Cookies, die für den Betrieb des Portals erforderlich sind | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Cookie-Vorschriften | Erforderlich (siehe Abschnitt 11) |
| h) Versand von Marketingmitteilungen, Newslettern, Angeboten und Bewertungsanfragen | Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (und Art. 130 Abs. 4 D.Lgs. 196/2003 für vergleichbare Dienstleistungen) | Freiwillig; jederzeit widerrufbar |
## 4. Art und Weise der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt überwiegend mit elektronischen Mitteln unter Anwendung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit und Vertraulichkeit gemäß Art. 5 und 32 DSGVO. Die Daten unterliegen keinen vollständig automatisierten Entscheidungsprozessen mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
## 5. Empfänger und Empfängerkategorien
Die Daten können folgenden Stellen mitgeteilt oder zugänglich gemacht werden:
- Behörden der öffentlichen Sicherheit (Questura/Staatspolizei) über Alloggiati Web sowie andere zuständige Behörden;
- die örtlich zuständige Gemeinde für die Kurtaxe;
- Finanzverwaltung (Agenzia delle Entrate) sowie Steuer- und Buchhaltungsberater;
- Anbieter des Property-Management-Systems und des Portals sowie Anbieter von Cloud-/IT-Hosting-Diensten, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO benannt sind;
- Buchungsportale/OTA (z. B. Airbnb, Booking.com), beschränkt auf die Buchungsdaten, sofern der Aufenthalt über diese Kanäle zustande gekommen ist; jedes Portal ist eigenständiger Verantwortlicher für seine eigenen Zwecke;
- Zahlungsdienstleister und Anbieter für den Versand von E-Mails/Newslettern;
- autorisierte Mitarbeiter und Dienstleister für die operative Abwicklung des Aufenthalts (z. B. Reinigung, Wartung, Check-in), die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
Die Daten werden nicht veröffentlicht und nicht an Dritte für deren eigene kommerzielle Zwecke weitergegeben.
## 6. Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU
Die Daten werden in der Regel innerhalb der EU/des EWR verarbeitet. Sollten bestimmte Anbieter (z. B. Cloud-Dienste) Übermittlungen in Drittländer mit sich bringen, stellt der Verantwortliche geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO sicher (Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln).
## 7. Speicherdauer
- **Buchungs-/Vertragsdaten und zugehörige Unterlagen:** für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend für den Zeitraum, der zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung der Rechte des Verantwortlichen erforderlich ist (in der Regel bis zu 10 Jahre für steuerliche/buchhalterische Unterlagen, Art. 2220 des italienischen Zivilgesetzbuchs);
- **Kopie des für den Check-in erhobenen Ausweisdokuments:** wird nur so lange aufbewahrt, wie es für die Identifizierung und die damit verbundenen Pflichten unbedingt erforderlich ist, und in jedem Fall nach Erfüllung dieser Pflichten gelöscht, es sei denn, sie wird zur Verteidigung eines Rechts benötigt;
- **An Alloggiati Web übermittelte Daten:** werden von der Behörde nach den einschlägigen Vorschriften verarbeitet; der Verantwortliche bewahrt den Nachweis der erfolgten Übermittlung für den vorgesehenen Zeitraum auf;
- **Für Marketing/Newsletter verarbeitete Daten:** bis zum Widerruf der Einwilligung und in jedem Fall nicht länger als 24 Monate nach dem letzten Kontakt, vorbehaltlich einer Erneuerung;
- **Technische Daten/Logs und Cookies:** gemäß den in Abschnitt 11 angegebenen Fristen.
Nach Ablauf der genannten Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
## 8. Marketing und Newsletter
Nach ausdrücklicher und freiwilliger Einwilligung des Gastes kann der Verantwortliche die E-Mail-Adresse (und ggf. weitere Kontaktdaten) verarbeiten, um Direktmarketing-Mitteilungen, Newsletter, Angebote, Aktionen und Einladungen zu den TILO-Diensten sowie Zufriedenheitsumfragen und Bewertungsanfragen zu versenden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Die Bereitstellung ist freiwillig: Die Verweigerung der Einwilligung beeinträchtigt in keiner Weise die Buchung oder den Aufenthalt. Für Kunden, die die Dienstleistungen bereits in Anspruch genommen haben, kann der Verantwortliche Mitteilungen zu vergleichbaren Dienstleistungen gemäß Art. 130 Abs. 4 D.Lgs. 196/2003 versenden, mit der Möglichkeit, jederzeit Widerspruch einzulegen.
Der Gast kann die Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird, über den Abmeldelink in jeder Mitteilung oder per E-Mail an [email protected].
## 9. Rechte der betroffenen Person
Der Gast kann jederzeit die in den Art. 15–22 DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie Widerruf der Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf dieser beruht (unbeschadet der Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung). Die Rechte können durch eine E-Mail an [email protected] ausgeübt werden. Der Verantwortliche antwortet innerhalb der gesetzlichen Fristen (in der Regel innerhalb von 30 Tagen).
## 10. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde
Die betroffene Person hat das Recht, eine Beschwerde bei der italienischen Datenschutzbehörde (Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Rom — www.garanteprivacy.it) oder bei der Aufsichtsbehörde des EU-Mitgliedstaats ihres Wohnsitzes einzureichen.
## 11. Cookies
Das Portal verwendet technische Cookies, die für den ordnungsgemäßen Betrieb erforderlich sind (z. B. Sitzung, Sicherheit, Spracheinstellung) und für die keine Einwilligung erforderlich ist. Sollten Analyse-Cookies oder nicht anonymisierte Cookies von Drittanbietern eingesetzt werden, wird darüber mittels eines entsprechenden Banners informiert und, soweit erforderlich, die vorherige Einwilligung eingeholt. Der Nutzer kann Cookies über die Browsereinstellungen verwalten oder deaktivieren.
## 12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Der Verantwortliche kann diese Datenschutzerklärung aktualisieren. Die jeweils gültige Fassung wird stets auf dem Portal mit Angabe des Datums der letzten Aktualisierung veröffentlicht.
