La presente informativa descrive come TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL tratta i dati personali degli ospiti che utilizzano il portale ospiti (di seguito il «Guest Portal» o «Portale») per la prenotazione, il check-in online e la gestione del soggiorno presso le strutture gestite, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
1. Titolare del trattamento
TILO CAPITAL MANAGEMENT SRL (di seguito il «Titolare»)
Sede legale: Via Isonzo 27/7, Genova
P.IVA / C.F.: 02945640999
Email: [email protected] · PEC: [email protected]
Telefono: +39 010 9863324
Referente per le richieste in materia di protezione dei dati ed esercizio dei diritti: Giuseppe Parisii – [email protected].
2. Categorie di dati personali trattati
Dati anagrafici e identificativi: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, sesso;
Documento d'identità: tipo di documento, numero, ente e data di rilascio ed eventuale copia/immagine del documento;
Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza;
Dati relativi al soggiorno: struttura/unità, date di arrivo e partenza, numero e composizione del gruppo (capo gruppo/capo famiglia e ospiti collegati);
Dati di pagamento e fatturazione: dati necessari ad addebiti, cauzioni e imposta di soggiorno (i dati della carta sono gestiti dai fornitori di servizi di pagamento e non conservati dal Titolare);
Dati tecnici e di navigazione: indirizzo IP, identificativi del dispositivo, log di accesso e cookie tecnici del Portale;
Ulteriori dati forniti volontariamente dall'ospite tramite messaggi o richieste di assistenza.
Minori: i dati dei minori che soggiornano sono forniti dall'adulto di riferimento, sotto la propria responsabilità. Il Portale non è destinato all'uso autonomo da parte di minori.
3. Finalità, basi giuridiche e natura del conferimento
Finalità Base giuridica Conferimento
a) Gestione della prenotazione e del contratto di soggiorno, incluso il check-in online Art. 6.1.b GDPR — esecuzione del contratto Necessario; il rifiuto impedisce la fornitura del servizio
b) Comunicazione dei dati degli ospiti alle Autorità di Pubblica Sicurezza (Questura) tramite il portale «Alloggiati Web» Art. 6.1.c GDPR — obbligo legale, ex art. 109 T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931) Obbligatorio per legge; la comunicazione avviene entro 24 ore dall'arrivo (entro 6 ore per soggiorni inferiori a 24 ore)
c) Adempimenti relativi all'imposta di soggiorno e rendicontazione al Comune Art. 6.1.c GDPR — obbligo legale (regolamento comunale) Obbligatorio ove l'imposta sia dovuta
d) Adempimenti fiscali, contabili e amministrativi (fatturazione, registrazioni obbligatorie) Art. 6.1.c GDPR — obbligo legale Obbligatorio
e) Assistenza all'ospite e comunicazioni di servizio sul soggiorno (istruzioni d'accesso, codici keybox, informazioni sulla struttura, gestione delle richieste) Art. 6.1.b e 6.1.f GDPR Necessario per erogare il servizio richiesto
f) Sicurezza del Portale, prevenzione di frodi e abusi, gestione di contestazioni/contenziosi e tutela dei diritti del Titolare Art. 6.1.f GDPR — legittimo interesse Facoltativo
g) Cookie tecnici necessari al funzionamento del Portale Art. 6.1.f GDPR e normativa cookie Necessario (vedi sez. 11)
h) Invio di comunicazioni di marketing, newsletter, offerte e richieste di recensione Art. 6.1.a GDPR — consenso (e art. 130 c. 4 D.Lgs. 196/2003 per servizi analoghi) Facoltativo; revocabile in ogni momento
4. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene prevalentemente con strumenti elettronici, con misure tecniche e organizzative adeguate a garantire sicurezza e riservatezza, in conformità agli artt. 5 e 32 GDPR. I dati non sono soggetti a processi decisionali interamente automatizzati che producano effetti giuridici ai sensi dell'art. 22 GDPR.
5. Destinatari e categorie di destinatari
I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:
Autorità di Pubblica Sicurezza (Questura/Polizia di Stato) tramite Alloggiati Web e altre Autorità competenti;
Comune territorialmente competente, per l'imposta di soggiorno;
Amministrazione finanziaria (Agenzia delle Entrate) e consulenti contabili/fiscali;
Fornitori del gestionale di property management e del Portale e fornitori di servizi cloud/hosting IT, nominati Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR;
Portali di prenotazione/OTA (es. Airbnb, Booking.com), limitatamente ai dati della prenotazione, quando il soggiorno è originato da tali canali; ciascuno è titolare autonomo per le proprie finalità;
Fornitori di servizi di pagamento e di invio email/newsletter;
Collaboratori e fornitori autorizzati per la gestione operativa del soggiorno (es. pulizie, manutenzioni, check-in), vincolati alla riservatezza.
I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per loro autonome finalità commerciali.
6. Trasferimento dei dati verso Paesi extra UE
I dati sono trattati di norma all'interno dell'UE/SEE. Qualora alcuni fornitori (es. servizi cloud) comportino trasferimenti verso Paesi terzi, il Titolare assicura adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR (decisioni di adeguatezza o Clausole Contrattuali Standard).
7. Periodo di conservazione
Dati di prenotazione/contratto e documenti correlati: per la durata del rapporto e successivamente per il tempo necessario ad adempiere obblighi di legge e a tutelare i diritti del Titolare (di norma fino a 10 anni per i documenti fiscali/contabili, art. 2220 c.c.);
Copia del documento d'identità raccolta per il check-in: conservata per il tempo strettamente necessario all'identificazione e ai relativi adempimenti e, comunque, cancellata una volta esauriti tali obblighi, salvo necessità di difesa di un diritto;
Dati comunicati ad Alloggiati Web: trattati dall'Autorità secondo la relativa disciplina; il Titolare conserva evidenza dell'avvenuta comunicazione per il tempo previsto;
Dati trattati per marketing/newsletter: fino alla revoca del consenso e, comunque, non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo rinnovo;
Dati tecnici/log e cookie: secondo i termini indicati nella sezione 11.
Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.
8. Marketing e newsletter
Previo specifico e libero consenso dell'ospite, il Titolare può trattare l'indirizzo email (ed eventuali altri recapiti) per inviare comunicazioni di marketing diretto, newsletter, offerte, promozioni e inviti relativi ai servizi TILO, nonché indagini di gradimento e richieste di recensione. Base giuridica: art. 6.1.a GDPR (consenso).
Il conferimento è facoltativo: il mancato consenso non pregiudica in alcun modo la prenotazione né il soggiorno. Per i clienti che hanno già usufruito dei servizi, il Titolare può inviare comunicazioni relative a servizi analoghi ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003, con possibilità di opporsi in ogni momento.
L'ospite può revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento svolto prima della revoca, tramite il link di disiscrizione presente in ogni comunicazione oppure scrivendo a [email protected].
9. Diritti dell'interessato
L'ospite può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, nonché revoca del consenso ove il trattamento si basi su di esso (senza pregiudizio per la liceità del trattamento svolto prima della revoca). I diritti possono essere esercitati scrivendo a [email protected]. Il Titolare risponde nei termini di legge (di norma entro 30 giorni).
10. Reclamo all'Autorità di controllo
L'interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — www.garanteprivacy.it) o all'Autorità di controllo dello Stato UE di residenza.
11. Cookie
Il Portale utilizza cookie tecnici necessari al corretto funzionamento (es. sessione, sicurezza, preferenza di lingua), per i quali non è richiesto il consenso. Qualora venissero utilizzati cookie analitici o di terze parti non anonimizzati, ne verrà data evidenza tramite apposito banner e, ove necessario, sarà richiesto il consenso preventivo. L'utente può gestire o disabilitare i cookie tramite le impostazioni del browser.
12. Modifiche all'informativa
Il Titolare può aggiornare la presente informativa. La versione vigente è sempre pubblicata sul Portale con indicazione della data di ultimo aggiornamento.
